隨著線下會議的解封，各地區(qū)各行業(yè)的會展活動(dòng)也開始陸續(xù)發(fā)布日程了,。對于線下會議大家并不陌生,，但是想要高效地組織一場會議、**會議的0失誤,，卻需要系統(tǒng)化的思考與落地執(zhí)行,。今天小鯨就手把手教你5步搞定線下會議。

1,、組織準(zhǔn)備：詳細(xì)的活動(dòng)計(jì)劃

會前準(zhǔn)備是做好會務(wù)工作的基礎(chǔ)和前提,，應(yīng)精細(xì)地統(tǒng)籌好會議的整個(gè)過程和每一個(gè)環(huán)節(jié)，對可能發(fā)生的問題超前謀劃,。

會前準(zhǔn)備主要包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

• 明確會議主題,、會議召開時(shí)間、準(zhǔn)備好會議資料,；

• 選擇好會議場地,，做好會場布置；

• 對會務(wù)人員合理分工,，職責(zé)分明,，各負(fù)其責(zé)；

• 會議內(nèi)容和流程策劃,、會議宣傳計(jì)劃,；

• 會議用品采辦、會議宣傳物料設(shè)計(jì),；

• 嘉賓邀請,、嘉賓培訓(xùn)；

   

  2,、工具準(zhǔn)備：選擇合適的會務(wù)軟件

   

  傳統(tǒng)會議經(jīng)常會遇到這些痛點(diǎn)：

• 手工簽到累半死,！

• 客戶幾點(diǎn)來的？幾點(diǎn)走的？不知道,！重點(diǎn)客戶來沒來,？不知道！

• 查不到報(bào)名信息,、統(tǒng)計(jì)機(jī)票餐食等信息想爆炸,！

• 拿不到客戶資料，客戶下次怎么聯(lián)系,？

• 抽獎(jiǎng)純手動(dòng)費(fèi)時(shí)間,！臨時(shí)加獎(jiǎng)該咋辦？

• 會議沒科技感,！沒氣氛,！大家低頭玩手機(jī)！

• 需要調(diào)查問卷怎么辦,？

• 會議不足之處,，下次不知道如何改進(jìn)？

   

  只需要一款會務(wù)軟件就能解決以上全部痛點(diǎn),，鯨會務(wù)可解決傳統(tǒng)會議中的四大挑戰(zhàn),！鯨會務(wù)是一款以小程序?yàn)檩d體，連接大小屏幕的活動(dòng)組織工具,。提供建站,、報(bào)名、簽到,、互動(dòng),、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能的活動(dòng)數(shù)字化解決方案?？蓾M足展會,、年會、培訓(xùn)沙龍,、發(fā)布會,、學(xué)術(shù)會議等各類企業(yè)內(nèi)外活動(dòng)場景。

   

   

  3,、宣傳預(yù)熱：為會議帶來更多的流量

  如何讓更多的目標(biāo)受眾了解會議信息并吸引他們參與,？在宣傳預(yù)熱階段，主辦方需要搭建宣傳矩陣,、選擇合適的宣傳渠道,、進(jìn)行流量導(dǎo)入，以確保會議獲得足夠的關(guān)注,。

   

  （1）搭建會議宣傳的全媒體矩陣

  主辦方可以考慮組建：會議微網(wǎng)站、小程序、電子海報(bào),、H5頁面,、電子邀請函、會議專題頁,、微信圖文,、**等。

   

  鯨會務(wù)功能定制版產(chǎn)品——鯨站已上線,，可幫助主辦方輕松搭建活動(dòng)專屬微站,。主辦方可快速創(chuàng)建活動(dòng)信息，配置日程,、文章和圖片等多種素材,，可自由編輯和管理；無需復(fù)雜開發(fā),，即可實(shí)現(xiàn)會務(wù)活動(dòng)信息的多樣化展示和集成,。一鍵配置，H5/小程序端同步展現(xiàn),，打造全方位官宣產(chǎn)品矩陣,，提升活動(dòng)影響力。適合應(yīng)用于各種會務(wù)活動(dòng)場景,。

   

  （2）選擇合適的宣傳渠道

  如：EDM,、短信、微信,、朋友圈海報(bào),、社群推廣、渠道碼海報(bào),、媒體合作,、SEO/SEM等。

   

  （3）流量導(dǎo)入

  主辦方可以通過導(dǎo)入外部流量,、邀請自帶流量的“垂直網(wǎng)紅”等多種方式,，進(jìn)一步擴(kuò)大會議的影響力。

   

  4,、模擬預(yù)演：會議成功的必要保障

  針對大型會議,，會前，要組織演講嘉賓,、會議主持人及相關(guān)工作人進(jìn)行預(yù)演,、熟悉會議軟硬件環(huán)境是非常必要的。此外,，要**參與者從獲取會議信息,、報(bào)名參與,、接收會前提醒、準(zhǔn)確進(jìn)入會議“現(xiàn)場”到會后調(diào)研的全流程能夠順暢,、有序進(jìn)行,。

   

  5、應(yīng)急預(yù)案：從容應(yīng)對突發(fā)狀況的PLAN B

  現(xiàn)實(shí)的會議中,，很可能會出現(xiàn)突發(fā)事件,，所以籌備會議需要有應(yīng)急預(yù)案。一般情況下,，會議中常見的緊急事件包括：**問題,、衛(wèi)生問題、火災(zāi)問題,、盜竊問題,，這些都是會議中容易突發(fā)的事情。作為會議籌辦這就必須為這些突發(fā)事件做好充分的準(zhǔn)備,。

   

• **問題：主要指出現(xiàn)突發(fā)性疾病患者,。針對這種情況，主辦方**配備一個(gè)醫(yī)務(wù)人員和一名護(hù)士在場,。

• 衛(wèi)生問題：主要指飲食安全和環(huán)境衛(wèi)生兩個(gè)方面,。針對這種情況，主辦方**選擇環(huán)境良好的地方作為會議場所,。

• 火災(zāi)問題：針對這個(gè)突發(fā)事項(xiàng),，主辦方應(yīng)該提前為參會者提供這方面的資料，讓參會者了解緊急逃生路線,，還可以在會場準(zhǔn)備一聊消防車,，防患于未然。

• 盜竊問題：會議主辦方應(yīng)以書面資料形式告知與會者盡量減少到人多復(fù)雜的地方,，如果要去也盡量不要帶貴重物品,，并且有人陪同，除了這些還需要地方政府加強(qiáng)警力,，避免發(fā)生盜竊事件,。

   

  組織一場成功的線上會議，需要系統(tǒng)化的思考,、計(jì)劃與實(shí)施,。數(shù)字化能力是組織未來必備的重要能力之一。鯨會務(wù)提供報(bào)名,、簽到,、互動(dòng)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等數(shù)字化會務(wù)解決方案,，可幫你高效籌備會議,、打造創(chuàng)意無限high到爆的會議現(xiàn)場,。鯨會務(wù)**：https://wm.21kunpeng.com/；聯(lián)系電話：0411-82376688-843329