舒特科技訪客機(jī)登記系統(tǒng) 智能訪客機(jī)品牌

一、項(xiàng)目背景 

政府機(jī)關(guān),、企事業(yè)單位,、園區(qū)、寫字樓等一貫重視辦公場所的安全,、有序運(yùn)行,，對在大廈辦公的內(nèi)部人員實(shí)行嚴(yán)格的刷卡授權(quán)出入、對來訪客人實(shí)行登記放行制度,。我們以人流量較大,，比較典型的寫字樓為例介紹下本微信訪客系統(tǒng)，寫字樓隨著業(yè)主單位的大量入住,，每日到訪的訪客人數(shù)逐步攀升,，加上目前采用純手工的登記方式，導(dǎo)致在接待處的訪客登記效率下降,，排隊(duì)等候時(shí)間過長等問題,，影響物業(yè)業(yè)務(wù)的開展與物業(yè)形象，急需對現(xiàn)有的訪客管理模式進(jìn)行升級改造,，以更的技術(shù),、更合理的流程，在不降低安全標(biāo)準(zhǔn)的前提下,，提高效率,、提升訪客體驗(yàn),、更好的展示物業(yè)形象。

二,、 現(xiàn)狀分析 

2.1 現(xiàn)有訪客接待流程 

目前大多數(shù)的訪客接待流程和方式如下：

1) 使用傳統(tǒng)的訪客一體機(jī)登記方式,。

2) 訪客實(shí)時(shí)到前臺排隊(duì)人工登記。

流程如下：

①前臺接待員詢問訪客信息,、來訪事由,、受訪者姓名等填寫訪客登記信息。

②前臺電話與被訪問者確認(rèn)允許訪問后,，押身份證,。

③前臺接待員填寫訪客信息，為訪客打印訪客憑條開啟門禁通行,。

2.2 訪客存在的問題分析 

結(jié)合現(xiàn)有的訪客登記流程,、登記系統(tǒng)，通過對實(shí)地調(diào)研,，我們發(fā)現(xiàn)市面上的訪客系統(tǒng)大 多存在如下問題：

1) 前臺無法得知來訪客人具體的來訪事宜,、被訪問者是誰，必須逐個(gè)詢問來訪客 人,、整個(gè)過程較為繁瑣,，效率低下且不禮貌。

2) 前臺無法有效的核實(shí)來訪人員的真實(shí)身份,。

3) 需接待員逐一為訪客手動(dòng)開啟門禁,，增加了接待員的工作量。

4) 某一時(shí)間段內(nèi)有多少訪客,，需手動(dòng)翻閱記錄本,，手工統(tǒng)計(jì)，工作量大,，效率低,。

5) 安裝有傳統(tǒng)訪客一體機(jī)的不能多點(diǎn)登錄，不能遠(yuǎn)程登錄,，不能根據(jù)權(quán)限自助查詢訪客記錄,。

三、 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo) 

建設(shè)一套基于內(nèi)部人員使用原有刷卡進(jìn)出,，增加來訪人員微信預(yù)約模式使用二維碼及身份證進(jìn)出的訪客管理系統(tǒng),，實(shí)現(xiàn)對訪客的高效管理。同時(shí)系統(tǒng)將采用部署在我方云服務(wù)器或物業(yè)方租用服務(wù)器的方式,，與物業(yè)的微信公眾號實(shí)現(xiàn)對接,，具體的建設(shè)目標(biāo)如下：

1）實(shí)現(xiàn)訪客人員經(jīng)授權(quán)后掃二維碼或刷身份證進(jìn)出。

2）實(shí)現(xiàn)業(yè)主授權(quán)、訪客信息,、出入行為的全過程記錄追溯,，責(zé)任落實(shí)到人。

3）降低物業(yè)管理的工作強(qiáng)度,，且不降低目前對訪客管理的安全標(biāo)準(zhǔn),。

4）訪客流程設(shè)計(jì)簡單實(shí)用，訪客接待驗(yàn)證流程的效率提升 80%以上,。

四、 需求分析 

根據(jù)目前的需求做了以下分析：

? 建立一套全網(wǎng)的信息化工具“微信訪客門禁管理系統(tǒng)”,，解決外訪人員訪問等問題,。

? 縮短外訪人員前臺登記確認(rèn)和樓層接待人員的等候時(shí)間，同時(shí)確保安保要求,，實(shí)現(xiàn)方便快捷,、閉環(huán)的全業(yè)務(wù)系統(tǒng)需求。

? 通過微信訪客管理系統(tǒng)對訪客全程監(jiān)控,，讓管理人員隨時(shí)了解現(xiàn)場情況,，及時(shí)處理突發(fā)事件，并將所有數(shù)據(jù)保存在系統(tǒng)中以備復(fù)查,。

? 智能化的微信訪客門禁管理系統(tǒng),，可以實(shí)現(xiàn)諸多效益價(jià)值，增加物業(yè)方公眾號活躍度,，同時(shí)給用戶更豐富友好的體驗(yàn)感,，從而更好地實(shí)現(xiàn)物業(yè)對外的智慧化形象。

五,、訪客門禁管理系統(tǒng)解決方案 

5.1 內(nèi)部員工微信業(yè)務(wù)綁定  

由物業(yè)公司根據(jù)入駐公司信息表導(dǎo)入信息后,，向業(yè)主各公司分配帳號，各公司根據(jù)物業(yè)分配的管理帳號自行管理本公司員工,。

5.2 訪客管理系統(tǒng)管理流程 

我們根據(jù)實(shí)際應(yīng)用的幾種場景,，制定了本項(xiàng)目的訪客系統(tǒng)管理流程如下：

5.2.1 邀請?jiān)L問（熟人模式：業(yè)主邀請客人來訪） 

如是業(yè)主單位的客人或貴賓等，通過業(yè)主單位向客人發(fā)出邀請?jiān)L問,，盡顯對客人的尊重,，具體操作流程如下：

1) 經(jīng)綁定的業(yè)主單位在微信邀請?jiān)L客頁面，填寫訪客相關(guān)信息,，訪問期限,，然后提交，發(fā)出邀請?jiān)L問,；

2) 提交邀請?jiān)L問后,，系統(tǒng)生成可附帶地理坐標(biāo)（包括地址、樓層、房間號,，并可使用直接使用地圖導(dǎo)航）,，訪客日期等消息提醒的二維碼（頁面支持發(fā)送短信，訪客點(diǎn)擊短信短鏈接,，生成二維碼）通過微信好友用微信的方式發(fā)送給訪客,，二維碼只能在有效時(shí)間段內(nèi)使用。

3) 訪客到達(dá)現(xiàn)場,，使用二維碼直接在閘機(jī)上刷碼通行,。

4) 二維碼可在系統(tǒng)中設(shè)定訪問有效期或次數(shù)。

5) 物業(yè)能在系統(tǒng)內(nèi)查詢到某個(gè)時(shí)間段內(nèi)全部訪客信息,，以及由誰發(fā)出的邀請,，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人；

5.2.2 預(yù)約訪問（客人申請來訪） 

客人在訪問活動(dòng)前,，可預(yù)約登記訪客事由,，具體操作流程如下：

1) 客人關(guān)注微信公眾號后在微信訪客登記頁面，填寫訪問業(yè)主的信息,、手機(jī)號（必填,，根據(jù)手機(jī)號匹配被訪者）等相關(guān)信息然后提交，發(fā)出預(yù)約訪問請求,；

2) 提交預(yù)約訪問申請后,，公眾號會(huì)將訪客信息以微信形式推送給訪問業(yè)主，經(jīng)審核通過后,，系統(tǒng)向訪客微信上推送生成的二維碼,。

3) 訪客到達(dá)現(xiàn)場，使用二維碼直接在門禁上刷碼通行,。

4) 物業(yè)能在系統(tǒng)內(nèi)查詢到某個(gè)時(shí)間段內(nèi)訪客信息,，以及由誰審核的訪問，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人

5.2.3 現(xiàn)場登記訪問場景（無預(yù)約,，有身份證） 

客人于現(xiàn)場登記（無預(yù)約）在訪問活動(dòng)前,，具體操作流程如下：

1) 訪客到達(dá)現(xiàn)場，接待員同業(yè)主單位進(jìn)行電話溝通確認(rèn)是否允許訪問,；

2) 業(yè)主單位同意訪問后,，訪客出示身份證，接待員刷訪客身份證,，登記訪客身份,。

3) 系統(tǒng)拍照，保存訪問信息,，訪客刷身份證通過閘機(jī)門禁,，訪問通行,；

4) 物業(yè)能在系統(tǒng)內(nèi)查詢到某個(gè)時(shí)間段內(nèi)訪客信息，業(yè)主單位的訪客信息,，以及審核的訪問,，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

5.2.4 現(xiàn)場登記訪問場景（無預(yù)約,，未帶身份或外籍人士） 

如果訪客到訪時(shí)未帶身份證或是外籍人士,，處理流程如下：

1） 前臺接待員通過電話與業(yè)主單位聯(lián)系核實(shí)，是否允許訪問,；

2） 業(yè)主單位同意訪問后,，前臺手工輸入訪客信息后，系統(tǒng)對訪客進(jìn)行拍照,，打印帶有二維碼的訪客條,，或向客人登記的手機(jī)號碼發(fā)送一條帶二維碼鏈接的短信，客人點(diǎn)擊生成二維碼,，刷閘機(jī)通行；

5.2.5 批量訪問場景 

當(dāng)業(yè)主單位組織有大型會(huì)議或在某一時(shí)間段內(nèi)有大批量客人來訪,，由于訪客人數(shù)眾多,， 可由會(huì)議組織者提前整理訪客信息，導(dǎo)入系統(tǒng),，具體流程如下：

1) 業(yè)主單位會(huì)議組織者可提前在系統(tǒng)里發(fā)起邀請,，設(shè)置訪問期限，生成可附帶地理坐 標(biāo)及可訪客日期等消息提醒的二維碼或短信邀請碼,，由業(yè)主單位向訪客發(fā)送二維碼或短 信邀請碼,；如有業(yè)主單位備有參會(huì)卡，邀請卡等,，還可以將二維碼印刷在上面,，展示物業(yè)檔次。

2) 訪客到達(dá)現(xiàn)場,，使用二維碼直接在門禁上依次刷碼通行,。訪客進(jìn)入后本系統(tǒng)可將此作為會(huì)議簽到依據(jù)向會(huì)議組織者提供；

3) 物業(yè)能在系統(tǒng)內(nèi)查詢到某個(gè)時(shí)間段內(nèi)訪客信息,，業(yè)主單位的訪客信息,，以及由誰發(fā)出的邀請，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人,。

5.2.6 訪客黑名單 

訪客的訪問行為可能為產(chǎn)品推銷,、廣告、**,、甚至騷擾等：系統(tǒng)可設(shè)定：列入黑名單,，不能再預(yù)約等,，減少一些對業(yè)主不必要的干擾。同樣黑名單可以清除,。

5.2.7 聯(lián)動(dòng)查詢進(jìn)出記錄 

智能訪客機(jī)海量存儲,，數(shù)據(jù)報(bào)表查詢方便，同時(shí)還能聯(lián)動(dòng)門禁設(shè)備,，形成一整套安全防范系統(tǒng),。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,、專業(yè)化的來訪登記,，微信預(yù)約+自助通行+智能訪客使服務(wù)水平獲得極大提升，提升單位形象,。極大地縮短訪客登記時(shí)間,，同時(shí)管理人員隨時(shí)掌控訪客進(jìn)出況，輕松實(shí)現(xiàn)數(shù)字化精準(zhǔn)管理,。

5.2.8 滯留提醒 

離開時(shí)可記錄離開地點(diǎn)及時(shí)間,，可快速查詢攜帶物品及同行人數(shù)。滯留人員或訪問超時(shí)人員提醒,。