北京科怡檔案管理系統(tǒng)主要可以為企業(yè)實現(xiàn)以下功能：

1文檔一體化

輕松實現(xiàn)文件向檔案的轉化,，文書檔案的管理**做到了“文檔一體化”管理,；遵循國家標準，同時支持傳統(tǒng)與簡化（新式）兩種組卷方式,允許用戶自定義檔號格式,。

① 文件管理  系統(tǒng)自動通過接口程序將OA上流轉過的文件信息及電子件轉入到文件管理系統(tǒng)中,，不僅可將文件的收、發(fā)及傳閱等信息通過系統(tǒng)管理及查詢利用,，還可直接打印將收發(fā)文登記簿,，方便文件的管理。

② 檔案管理  將在文件管理中的信息,，通過“文件歸檔”功能直接轉入到檔案管理系統(tǒng)中,，檔案部門不需重復錄入相同信息，便可直接加以利用,。**實現(xiàn)“一次登記,、無限次利用”的管理模式。

③ 其它檔案類管理  可以借助于檔案系統(tǒng)本身強大的功能對科技,、會計,、照片、實物等進行手工轉入或錄入,。 

2整理編目

系統(tǒng)對各行業(yè)的不同門類,、不同載體的檔案進行科學有效地管理，實現(xiàn)檔案的綜合利用,。在任意門類下自動生成多種分類規(guī)則,，方便瀏覽一目了然。

3報表自定義

報表自定義設計操作簡單,，功能強大,，用戶可靈活方便地定義,、修改和打印符合檔案工作相關標準的案卷目錄、卷內目錄,、案卷封面以及備考表等,，并可實現(xiàn)對報表格式的自由定義，可滿足特殊需求,。

4檢索查詢

系統(tǒng)提供高速檢索功能,。允許用戶定義多種查詢條件進行組合檢索。系統(tǒng)自動對用戶常用檢索組合進行保存,，以方便隨時查看定義的檢索條件及結果,。

檢索速快,，十萬條記錄10秒以內響應,；查詢方式除簡單查詢外,，系統(tǒng)還提供自定義查詢和多表查詢,，同時系統(tǒng)還提供分頁瀏覽的方式實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速查詢,，確保所需數(shù)據(jù)的全面性和準確性。

5統(tǒng)計分析

根據(jù)用戶自定義的條件統(tǒng)計出相關數(shù)據(jù),，其統(tǒng)計結果支持打印,、轉存等多種輸出方式，并預設了對條目數(shù)\原文數(shù)\原文大小的統(tǒng)計,。

6利用管理

對檔案利用情況進行管理,。檔案利用方便直觀，登記借閱利用情況,，超期自動催還,，借閱情況統(tǒng)計分析,，打印借閱登記單；此外,，還創(chuàng)立借閱框概念,，讓用戶可以一次性在多個檔案類型中對多份檔案案卷進行自選借閱，并支持分批次歸還,。

7原文管理

直接將OA處理過的電子文件轉存到本系統(tǒng)進行管理，可對文,、圖,、音,、形多種形式的電子文件進行存儲,。

文字,、圖象,、多媒體等各種格式電子文件以及紙質文件材料的原文直接掃描存儲管理,，通用格式（如：TIF、JPG,、Word,、excel,、ppt等）可直打開瀏覽,。

8檔案保管

實現(xiàn)對檔案保管的條件控制，建立檔案位置索引,，嚴格控制檔案實體存放位置與環(huán)境

9系統(tǒng)維護

包括用戶管理,、實體分類、制作目錄,、目錄與原文數(shù)據(jù)的備份恢復,、參數(shù)設置等功能,。設定操作系統(tǒng)級、數(shù)據(jù)庫級和應用級三個不同級別的操作權限,，確保信息安全可靠,，并可細化到每個原文的瀏覽權限,。

10 OA接口

OA接口即辦公自動化系統(tǒng)(OA)與檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口。辦公自動化系統(tǒng)負責文件生成和流轉的全過程,，流轉完畢的電子文件按照檔案歸檔范圍的要求轉入檔案管理系統(tǒng),，由檔案管理部門的相關人員按照檔案管理規(guī)范進行管理。

通過二次開發(fā)接口程序,，部門檔案管理人員把OA要歸檔的文件目錄信息和電子原文轉入檔案管理系統(tǒng)進行集中統(tǒng)一管理,；無需重復錄入，使各部門文件管理與檔案管理工作實現(xiàn)無縫聯(lián)接,，加強部門之間的協(xié)作,，避免重復勞動，提高文件與檔案管理整體工作效率,。

質量控制與檔案保護 —— 遵循規(guī)范

 

1         中華人民共和國行業(yè)標準DA／T 18-1999《檔案著錄規(guī)則》

2         《歸檔文件整理規(guī)則》,、 《會計檔案管理辦法》

3         《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》

4         中華人民共和國檔案行業(yè)標準DA/T31－2005號

 5   《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》

6   其它相關的法律法規(guī)

 

質量標準

1.存儲格式：TIFF、JPEG無損壓縮格式存儲 

2.掃描精度：紙張不300dpi,、照片600dpi 

3.可讀性,、完整性：字跡清晰、掃描完整,，無文字缺損,，無字跡模糊缺損。

4.圖像掛接：使用程序自動批量掛接,，圖像掛接率,。

5.質量抽檢：按加工數(shù)量的10%抽查，包括目錄,、圖像及整理結果,、數(shù)據(jù)光盤。

6.數(shù)據(jù)著錄：準確率在99.8%以上 ,。

7.工序流程單：所有工位的工作流程單規(guī)定內容必須填寫完整,，字跡工整無涂抹，全部具有直接責任人,、相關負責人及項目主管簽名,。

8.檔案拆卷恢復：每個案卷拆卷到裝訂處理符合國家或行業(yè)要求,，各項指標的合格率在99.9%,。

9.圖像文件：掃描文件的可讀性,、完整性,、傾斜度、頁面去污等處理達到99.9%

 

 

售后服務：

二年內因我方掃描造成的圖像質量問題,，我方免費對存在問題的文件重新加工；二年內因我方掃描造成的圖像掛接問題,，我方負責免費上門解決,；二年內因我方著錄造成的條目數(shù)據(jù)錯誤,，我方免費更正,；

如果您打算使用一套檔案管理軟件,、打算進行檔案整理或檔案掃描，那科怡公司是您不錯的選擇,；我們將以專業(yè)的技術為您提供服務。
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