1,、前期的籌備,。 確定會(huì)議主題、安排議事日程,、確定參會(huì)人選,。明確會(huì)務(wù)組成員并予以具體分工、落實(shí)責(zé)任,。

2,、根據(jù)會(huì)議層次及預(yù)算，考察會(huì)議場(chǎng)所及其配套餐飲,、住宿,、 外部環(huán)境等，以選擇**場(chǎng)所,。 人員,、會(huì)議主要內(nèi)容、參會(huì)要求等,。如代表是否發(fā)言,、著工裝。

3,、會(huì)議通知一定要落實(shí)到人,。

4、會(huì)議議程安排有參會(huì)代表發(fā)言的,，應(yīng)提前召集所有發(fā)言人開 該寫什么,、什么時(shí)間上報(bào)稿子、審核等事項(xiàng),。

5,、準(zhǔn)備會(huì)議需要的文件資料。

6,、準(zhǔn)備講話稿件,，多位講話的注意內(nèi)容區(qū)分層次避免 重復(fù),。

7,、準(zhǔn)備會(huì)議須知、會(huì)議日程表,、會(huì)場(chǎng),、聚餐、座次表,、參會(huì)人 員信息表和其他相關(guān)輔助文件資料,。

8,、所有會(huì)務(wù)資料應(yīng)嚴(yán)格審核后印制并裝訂成冊(cè)。注意內(nèi)頁(yè)裝訂 順序,。

9,、按照參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備文件袋、筆,、記錄本或禮物,、會(huì)議餐劵等， 并與會(huì)前安排妥當(dāng),。

10,、結(jié)合會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)寬度等確定并制作會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)條幅文字，會(huì)議 的主題等,。大約提前3-5 天制作好,，橫幅文字大小要適中，一般 為紅底白字,。

11,、制作 PPT 或音樂、MV 等宣傳資料,，用于會(huì)前空閑時(shí)間及中 場(chǎng)休息時(shí)間循環(huán)播放;

12,、提前制作獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀,。會(huì)議開始前送達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng),。會(huì)議需合 影的應(yīng)提前聯(lián)絡(luò)攝影師、確 定合影場(chǎng)所,、安排確認(rèn)前排座次,。 有安排會(huì)議聚餐的應(yīng) 定聚餐菜單。

二,、會(huì)場(chǎng)的布置及接待,。

1、懸掛會(huì)場(chǎng)橫幅

2,、主席臺(tái)的安排（幾個(gè)人,，座次怎樣安排，有桌簽的需提前擺 放好,。主席臺(tái)有臺(tái)花的,，也需提前購(gòu)買、布置到位,，會(huì)議期間注 意噴水保養(yǎng),。）

3、會(huì)場(chǎng)椅子、凳子是否夠用,，怎樣安排,。注意會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、溫度,、 通風(fēng),、外部噪聲等環(huán)境。

4,、給與會(huì)主席臺(tái)代表的資料提前送到或擺放到桌子的相應(yīng)位置,。

5、測(cè)試話筒,、音響,、LED 屏幕、電腦,、空調(diào),、照明、攝像機(jī),、 照相機(jī)等設(shè)備是否能正常使用

6,、張貼會(huì)場(chǎng)路線引導(dǎo)、指示標(biāo)志,。會(huì)場(chǎng)入口處可安排服務(wù)人員 引導(dǎo),。

7、舉行頒獎(jiǎng)儀式的,，獎(jiǎng)牌獎(jiǎng)狀要提前送至主席臺(tái),。注意安排領(lǐng) 獎(jiǎng)人員上臺(tái)路線和現(xiàn)場(chǎng)拍照。

8,、要有專人在入口處接待,、登記、發(fā)放會(huì)議資料等,。

9,，明確專人聯(lián)系接送、接待上級(jí)公司,、本公司和外部 特邀嘉賓參會(huì),。含安排車輛、路線,、住宿,、用餐等。

10,、會(huì)議期間應(yīng)安排人員在會(huì)場(chǎng)值班,。

三、會(huì)議的過程,。

1,、會(huì)議主持人要隨時(shí)掌握現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)展，必要時(shí)予以調(diào)整,。

2,、會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員具體要求。（1 著裝得體,。2 動(dòng)作要輕,、慢、柔,、 避免快,、重。如女性的皮鞋,，走動(dòng)時(shí)注意不能發(fā)出聲響,。 注意禮貌。

3,、主持人要避免走動(dòng)（如有特急的事情,，可以通過 寫紙條的形式來(lái)傳遞）。 會(huì)議錄像或照相專人負(fù)責(zé),。會(huì)議記錄專人負(fù)責(zé),。6安排專人在 會(huì)議開始前巡查會(huì)場(chǎng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改存在的問題 其他注意事項(xiàng)（如安排會(huì)議旅游、辦理返程車票等）,。

四,、會(huì)議結(jié)束后續(xù)工作

1、協(xié)調(diào)延時(shí)退房,、用餐等問題,。

2、清理會(huì)議現(xiàn)場(chǎng),，檢查有無(wú)**物品,、資料等。

3,、辦理會(huì)議結(jié)算,、報(bào)銷事項(xiàng)。

4,、總結(jié),、反饋辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)和不足。